La concrétisation d'un partenariat avec Solidarcité ne s'improvise pas. En effet, soucieux que chaque collaboration puisse être un véritable succès, nous accordons une importance toute particulière à la préparation et au suivi de nos projets.

Chaque collaboration suit donc impérativement le processus suivant:

1. PREMIER CONTACT AVEC LE PARTENAIRE

  • Brève présentation de Solidarcité et de l'association partenaire.
  • Première analyse de la demande. Il s'agit de définir de quel type de soutien le partenaire a besoin et à quel moment. Cette étape nous permet de vérifier si l'activité proposée est, à priori, compatible avec notre cadre de travail et si nous avons encore des disponibilités dans notre planning.

2. RENCONTRE AVEC LE PARTENAIRE

  • Présentation plus approfondie de Solidarcité et de l'association partenaire.
  • Présentation approfondie du cadre dans lequel doit impérativement prendre place le partenariat.
  • Analyse approfondie de la demande pour en vérifier l'utilité, le sens et la faisabilité.
  • Si la demande est recevable, organisation pratique de l'activité (définition des tâches, calendrier d'activité, horaires, matériel nécessaire, ...).

3. RéDACTION D'UNE CONVENTION DE PARTENARIAT

La convention de partenariat formalise les engagements pris par Solidarcité et par le partenaire. Ce document, une fois signé, officialise la collaboration.

Quelques éléments importants de cette convention:

  • L'accueil des volontaires: afin que les volontaires puissent percevoir le sens de leur action et ainsi se réapproprier le projet, l'association partenaire doit prévoir, en début d'activité, une présentation attractive de son association et des projets qu'elle développe (objectifs poursuivis, méthodologie, public cible, lien avec le soutien demandé à Solidarcité, ...).
  • La personne de référence: l’association partenaire veillera à ce que ses propres travailleurs soient au courant du partenariat et définira une personne de référence pour toute la durée de la collaboration. Cette personne sera à la fois un interlocuteur privilégié et un facilitateur pour la réalisation et le suivi du projet.
  • La définition des tâches: les tâches doivent être clairement définies et planifiées. C’est une condition sine qua non au bon déroulement des activités.
  • Le matériel: en raison des coûts importants que cela représente, l’entièreté du matériel « consommable » doit être pris en charge par le partenaire. Ceci étant, en plus de la mise à disposition d’une équipe de volontaires, Solidarcité peut fournir certains outils. Afin de palier aux coûts d'entretien liés à cet outillage, le partenaire est invité à participer aux frais, à raison d'une somme forfaitaire de 10€/jour.
  • Le transport des volontaires: également pour une question de budget, le partenaire est invité à participer aux frais de transport des volontaires.

4. PRéSENTATION DE L'ACTIVITé AUX VOLONTAIRES AVANT LE DEBUT DE CELLE-CI

Afin de préparer un minimum ses volontaires avant d'arriver chez le partenaire, le responsable d'équipe présente brièvement ce dernier (objet social, public cible, ...) ainsi que l'action planifiée (type de tâche). Ces informations devront être complétées au moment de l'accueil des volontaires.

5. RéALISATION DE L'ACTIVITé SELON LES MODALITéS DéFINIES DANS LA CONVENTION DE PARTENARIAT

  • Idéalement 3 jours d'activité par semaine. Le lundi, mardi et mercredi.
  • Dans la mesure du possible entre 9h00 et 17h00.
  • Durée et fréquence de l'activité variables (selon les caractéristiques de l'activité, la disponibilité des volontaires et la disponibilité du partenaire).

6. ÉVALUATION DU PARTENARIAT

  • En fin d'activité, évaluation oral entre le partenaire, les volontaires et le responsable d'équipe. Les différentes dimensions du partenariat (activité, accueil, sens du projet, impact du projet, organisation, ...) y sont librement abordées avec pour consigne que l'échange soit constructif et respectueux.
  • Dans les plus brefs délais, évaluation écrite rédigée par le partenaire et remise à Solidarcité et évaluation écrite rédigée conjointement par les volontaires et leur responsable d'équipe remise au partenaire.